Manual básico do Fiscal.io Monitor

Guia Rápido - Fiscal.io Monitor

Introdução

Este guia vai ajudar você sobre o básico de como utilizar o Fiscal.io Monitor e a automatizar suas atividades de gerenciamento dos documentos fiscais das empresas cadastradas no sistema.
As instruções deste artigo partem da premissa de que você já instalou o programa em seu computador seguindo todas as instruções de instalação.

O que é o Fiscal.io Monitor?

O Fiscal.io Monitor é um sistema de gerenciamento total de documentos fiscais.
Ele é formado pela organização de várias funcionalidades que permitem a completa automação de processos envolvendo NFe, NFSe, CTe, MDFe e seus eventos.
Aplicável e vantajoso para processos de diversas áreas de uma indústria, varejo, distribuição, escritório de contabilidade, assessorias tributárias e até desenvolvedores de softwares.
Podemos dividir as ações do sistema em 4 grandes categorias:

                                                                       

Busca e Monitoramento de Informações

O sistema busca 100% dos XMLs de NFe, NFSe, CTe e MDFe emitidos contra as empresas cadastradas, de hora em hora, automaticamente. Há várias outras opções extras de downloads de documentos de entrada e de saída.

Acesso rápido à informação

Utilize a barra de busca, filtros, agrupamentos e relatórios especiais para achar uma ou mais informações específicas que você precisa. Com o Fiscal.io Monitor você acha facilmente "uma agulha em um palheiro".

Distribuição de Documentos

O usuário pode exportar os XMLs e/ou PDFs de forma manual ou automática para pastas externas, via e-mail, servidores FTP e outros tipos de destinos. As informações dos XMLs podem ser distribuídas para outras áreas ou outros sistemas com grande flexibilidade e poder de automação. Todos os relatórios do sistema podem ser exportados em Excel.

Armazenamento de Documentos

Os XMLs dos documentos fiscais baixados pelo sistema são armazenados de forma segura formando uma base de dados consistente e consultável a qualquer momento. Ajuda a cumprir com a obrigação da guarda dos documentos fiscais pelo período mínimo de 5 anos (cláusula décima desta lei).

Veja mais detalhes em Características e Funcionalidades do Fiscal.io Monitor.

Afinal, o sistema é pago ou gratuito?

Usuários da versão gratuita do Fiscal.io Monitor, possuem o sistema de forma continua, eternamente gratuito e funcionando de forma básica.
Veja aqui as funcionalidades que estão ativas na versão gratuita e as que integram as versões para assinantes.
O usuário da versão gratuita nunca será cobrado sem o seu consentimento. Pode utilizar com tranquilidade e, para qualquer dúvida, acesse o chat do site e esclareça sua questão com um atendente. 
A versão gratuita não possui serviço de suporte técnico, não realiza busca de NFSe e não recebe atualizações.

Iniciando

Após o usuário seguir as instruções na instalação do Fiscal.io Monitor em sua máquina chegou a hora de extrair os benefícios do sistema para ajudar no seu trabalho diário!

Veja a seguir as principais funcionalidades que permitem você ter um grande aproveitamento do que o Fiscal.io Monitor pode lhe oferecer.

Opções de inicialização

Esta é a primeira tela que aparecerá após a conclusão do processo de instalação e de cadastro do primeiro CNPJ/CPF no sistema.



Você deverá escolher entre as 4 opções apresentadas na tela de acordo com o seu objetivo:

Opção 1: Buscar Documentos na SEFAZ

Clique nesta opção se você quer que o sistema inicie a consulta ao Ambiente Nacional para trazer 100% dos documentos emitidos contra o CNPJ/CPF cadastrado (NFe, NFSe, CTe, MDFe e eventos).

Na sequência o sistema fará a primeira busca no Ambiente Nacional trazendo:

      CTe: Todos os CTes emitidos contra o CNPJ/CPF cadastrado nos últimos 90 dias.
   NFe: Se for a primeira vez que o seu certificado digital estiver consultando por notas de entrada em um sistema, a SEFAZ não entregará NFe retroativa, apenas daquele momento para frente.

Se o certificado cadastrado já consultou a SEFAZ através de algum sistema nos últimos 60 dias, o sistema irá trazer as NFe dos últimos 90 dias.
Recomendamos fazer essa primeira busca no botão "Buscar na SEFAZ", pois o sistema irá trazer todas as novas NFe, NFSe, CTe MDFe e eventos emitidos contra o CNPJ/CPF cadastrado, de hora em hora.
Caso queira alterar o período da busca siga este procedimento.

Opção 2: Prestação de Serviço em Desacordo

Clique nesta opção se você instalou o Fiscal.io Monitor apenas para registrar um desacordo de serviço para um CTe, popularmente chamado de "reversão de frete".
Se foi este o seu caso, vá daqui diretamente para o tópico Desacordo do Serviço para CTe (reversão de frete), mais abaixo, ainda neste artigo, ou clique aqui.

Opção 3: Manifestação do Destinatário

Esta opção você deve usar se o seu objetivo é usar o Fiscal.io Monitor para fazer um registro manual ou em massa de evento de manifestação do destinatário. 
Ao selecionar esta opção o sistema lhe oferecerá um menu para escolher o evento e permitirá você inserir as chaves de acesso das NFe manualmente ou inserindo um arquivo .txt com a lista de chaves para registro em lote.


Dica: Veja neste artigo os prazos para manifestação do destinatário em NFe.

Opção 4: Baixar XML e PDF da SEFAZ

Escolha esta opção caso você tenha a chave de acesso de um documento e queira fazer o download de seu XML e/ou seu PDF.

A premissa é que o CNPJ/CPF cadastrado esteja citado neste documento.

Ao clicar nesta opção, o sistema abrirá uma janela que permitirá o usuário inserir uma chave de acesso de NFe (sequência numérica de 44 dígitos que é a identidade do documento eletrônico) ou uma lista de chaves de acesso para fazer o download do XML/PDF.

Para usar esta funcionalidade é necessário ter créditos de downloads especiais na instalação.
A versão gratuita vem com R$ 1,00 de crédito para demonstração, o que equivale a aproximadamente 9 downloads.
O usuário pode copiar uma seleção de chaves, colar no campo [chave] e confirmar para fazer vários downloads ao mesmo tempo.
Também pode importar um arquivo .txt com uma lista de chaves de caves de acesso para download automático e em massa.
 

 

Essa função pode ser utilizada para baixar qualquer XML de NFe ou CTe dos últimos 12 anos, se necessário, automaticamente e em lote. Caso você tenha essa necessidade, chame um de nossos agentes para podermos te orientar a recuperar esses XMLs antigos.
Para saber mais sobre o download de XML/PDF do passado, acesse este artigo.

Fazendo download de XMLs

Primeira Busca

Logo que o Fiscal.io Monitor foi instalado ele faz uma primeira busca de informações no Ambiente Nacional.

Essa primeira consulta buscará, como dito anteriormente, todos os CTes emitidos nos últimos 90 dias contra o CNPJ/CPF cadastrado e tentará trazer as NFe retroativas.

Por isso essa primeira busca pode ser mais demorada (alguns minutos) e será preciso paciência até que este processo finalize.

Caso queira diminuir o tempo retroativo desta busca siga este procedimento: Como diminuir o período retroativo da primeira busca de documentos.

As consultas posteriores de hora em hora são incomparavelmente mais rápidas pelo fato de buscarem apenas as novas informações da última hora.

Resultados da busca

As informações desta primeira busca são organizadas na parte central da tela do programa, um documento por linha, como uma tabela dinâmica de Excel:

NFe
O sistema traz do Ambiente Nacional os resumos de NFe, isto é, são informações preliminares do faturamento que foi autorizado contra o CNPJ/CPF.
Sendo assim os XMLs destas NFe ainda não estão no sistema, devendo serem solicitados em seguida.

NFSe, CTe, MDFe e eventos
No caso dos CTe, MDFe e eventos (inclusive eventos de NFe), seus XMLs já são baixados automaticamente para a ferramenta a cada consulta.

A coluna XML aponta com um símbolo verde os documentos que já possuem o XML armazenado no programa.
Veja neste exemplo que o sistema traz o resumo de NFe e seus XMLs ainda não constam no sistema.
Para conseguir esses XMLs/PDFs é necessário solicitar o download, o que você verá no próximo item.

Por que o sistema traz apenas o resumo de NFe?

Existe a sistemática da Manifestação do Destinatário que consiste em permitir que o destinatário da NFe possa se manifestar ao Fisco se aquele faturamento emitido contra ele é procedente ou não.

Por isso a primeira informação que chega no Fiscal.io Monitor é um resumo da NFe, o que permite o usuário registrar o evento "operação desconhecida", quando aquele faturamento é considerado indevido.

Por outro lado, o usuário deve registrar o evento "ciência da emissão (ou ciência da operação)" para que a SEFAZ permita o download do XML desta NFe.

Solicitando o Download do XML da NFe

Para que o usuário obtenha o XML de uma NFe que aparece em forma de resumo na lista de documentos, será necessário selecionar as NFe desejadas e clicar em [Download de XML] e em seguida selecionar [Iniciar Download de XML].

Tipos de downloads

Ao solicitar o download do(s) XML o sistema apresentará uma janela para confirmar o download e deve escolher entre os dois tipos de downloads que o sistema possui, um para cada tipo de necessidade, com ou sem validade jurídica.




Opção 1: Ciência da Operação + Download

Ao utilizar esta opção o sistema registra o evento Ciência da Emissão (ou Ciência da Operação) e faz o download do(s) XML da(s) NFe.
Os downloads realizados com esta opção são ILIMITADOS e não implicam em custos adicionais.

Os downloads ilimitados via Ciência da Operação têm prazo limite de 10 dias contados da Autorização de uso da NFe, conforme explicamos melhor no artigo sobre prazos para manifestação do destinatário. Caso tenha expirado esses 10 dias, deve-se recorrer à segunda opção.

Opção 2: Download Especial

Esta opção foi desenvolvida pela Fiscal.io para empresas que não querem registrar eventos de manifestação do destinatário ou que precisam recuperar XML antigos.

O Fiscal.io Monitor utiliza um caminho diferente para obter o XML, porém implica em um custo para cada download.

Portanto os downloads dessa modalidade são limitados pelos créditos disponíveis na instalação.
Para adquirir créditos basta clicar em um dos links da tela:
  1. Fazer assinatura e adquirir créditos
  2. Adquirir créditos avulsos
Par entender melhor como funcionam os downloads, veja o artigo "O que é o Download Especial da Fiscal.io?"
A versão gratuita vem com R$ 1,00 de crédito para demonstração, o que equivale a aproximadamente 9 downloads.
As versões de assinatura podem adicionar mais créditos de downloads especiais, renováveis mensalmente e não acumulativos.

Convertendo XMLs em PDF

Uma vez que um XML já esteja na base de dados do sistema (já foi baixado) o Fiscal.io Monitor o converte automaticamente em PDF.

Para ver a NFe em PDF basta dar dois cliques sobre a linha correspondente à NFe na área central da tela para que abra uma janela com todas as informações deste documento.
Em seguida clique na aba PDF.

Veja que nesta janela você encontra informações importantes sobre o documento.
Na aba [XML] você vê seu arquivo XML.

Ao lado, ele convertido em arquivo [EDI] (padrão PROCEDA).

Na aba [Documentos] estão relacionados os documentos associados a este.

Ao clicar sobre algum deles você abre este outro documento.

Salvando cópias em pastas externas

A cada busca de informações que o Fiscal.io Monitor realiza no Ambiente Nacional elas são armazenadas em um único banco de dados que o sistema criou em seu computador no momento da instalação.
Se você precisar de um arquivo não é necessário retirá-lo desta pasta.
O Fiscal.io Monitor possui funcionalidades de Exportação de Arquivos, que permite você fazer cópias destes arquivos (XML, PDF ou EDI) em pastas externas, ou seja, em um pen drive, em outra pasta na rede de sua empresa, etc.

A premissa para esse processo é que o XML do do documento esteja baixado na base de dados do sistema. Caso ainda não tenha baixado, siga os passos anteriores novamente para realizar o download.

Passo 1 - Selecionar os documentos

Selecione os documentos na lista principal que você quer salvar em outro local.
O sistema salvará uma cópia neste outro local mantendo o arquivo original no banco de dados.

Passo 2 - Exportar

Clique no botão [Exportar] localizado no menu no alto da tela.

Passo 3 - Escolher pasta

Clique no botão [...] para escolher o local em que os documentos serão salvos.

Passo 4 - Escolher preferências

Selecione as opções desejadas sobre os documentos que deverão ser salvos.

Passo 5 - Confirmar

Para concluir clique em [Confirmar] e os documentos serão salvos no local indicado.


Veja que há como criar subpastas de forma dinâmica, de acordo com a escolha de campos dos arquivos XML. Com isso, o sistema cria pastas e subpastas automaticamente com os critérios escolhidos.
Para saber mais, fale com um especialista.

Salvando um único documento

Vale a pena mostrar outro caminho para que o usuário salve uma cópia de documento em pastas externas.
Este se dá a partir da visualização do documento.
Ao dar dois cliques sobre um documento abre-se uma janela que permite que aquele documento seja exportado para a pasta indicada pelo usuário.


Exportação automática de documentos

O Fiscal.io Monitor pode ser configurado para poupar o trabalho manual de ficar clicando em documentos e salvando cópias em pastas externas.
Robotize esta atividade criando uma rotina automática de exportação de arquivos. Essa opção está disponível para os nossos assinantes e você pode saber mais falando com um especialista.

Desacordo do serviço para CTe (reversão de frete)

Quando um CTe foi emitido de forma errada é necessário que o tomador do frete registre um evento na SEFAZ, de forma eletrônica, chamado Prestação de Serviço em Desacordo.
O Fiscal.io Monitor permite o usuário realizar este registro de forma rápida.  🚀

Passo 1 - Tela inicial

Na tela inicial que aparece logo após a instalação do programa, clique em [Prestação de Serviço em Desacordo].


Caso você já tenha clicado nas outras opções clique no botão [Manifestar] no menu superior da tela, escolha [CTe: Desacordo do serviço] e continue a seguir normalmente este procedimento.
Se na tela inicial você clicou em [Buscar na SEFAZ], aguarde terminar a primeira busca de informações.

Passo 2 - Insira a chave de acesso

Insira a chave de acesso do CTe a ser cancelado no campo [chave].
A chave de acesso é a identidade eletrônica do CTe formada por uma sequência numérica de 44 dígitos.
Dica: é mais fácil e seguro copiar e colar a chave de acesso no campo utilizando Ctrl + c e Ctrl + v. 

Passo 3 - Justifique

Descreva a justificativa sobre o motivo desta solicitação de desacordo do serviço no campo [Justificativa].

Escreva algo curto e objetivo. Por exemplo, se o descordo precisa ser feito porque a sua empresa não é quem vai pagar o frete escreva "modalidade de frete errada". Se a NFe a ser carregada neste frete foi cancelada escreva "nota fiscal cancelada".

Não utilize símbolos, nem pontuações, nem cedilha e não dê espaços duplos.
Isso aumenta as chances do registro ser realizado com sucesso.

Passo 4 - Enderece

Insira nos campos indicados os endereços de e-mail que você quer que receba o comprovante.
O elemento que comprova que o desacordo do serviço foi devidamente registrado é o arquivo XML do evento de desacordo do serviço.

A maioria das transportadoras pedem que o XML do Desacordo seja enviado a elas. Por isso é importante colocar corretamente os e-mails neste campo para facilitar essa troca de informação.

Passo 5 - Confirme

Agora é só confirmar clicando no botão [Confirmar].
Deverá aparecer na tela a mensagem "Evento registrado com sucesso!".

Outra forma de fazer este procedimento é primeiro fazendo a busca de informações na SEFAZ.
Os CTe emitidos contra a(s) empresas cadastradas serão baixados no programa automaticamente.
Encontre o documento na lista do programa, selecione-o e clique em Manifestar / Desacordo do serviço.
A chave do documento é associada sem que você precise digitá-la.
Para acessar no sistema o XML do evento de Prestação de Serviço em Desacordo ou para  cancelar vários
documentos ao mesmo tempo, acesse o procedimento detalhado: Prestação de Serviço em Desacordo (reversão de frete/CTe).

Procurando um documento no sistema

O Fiscal.io Monitor tem a proposta de, além de automatizar processos de download de XML, facilitar o seu acesso às informações relevantes sobre os documentos fiscais da(s) sua(s) empresa(s) cadastradas na ferramenta.

Tudo o que ele captura de informação de hora em hora no Ambiente Nacional é armazenado no banco de dados do sistema.

O Fiscal.io Monitor possui funcionalidades que permitem você localizar rapidamente um ou mais documentos desejados.

Basta inserir no campo [Busca] qualquer sequência numérica ou alfabética de um documento e o sistema irá buscar no banco de dados todos os documentos que contenham o trecho que você inseriu:

Combinando o campo [Busca] com o Período, com os filtros, agrupamentos e relatórios o usuário pode achar "uma agulha no palheiro", isto é, qualquer documento que se encontre na base de dados do sistema.  🧐

Relatórios

O principal relatório do Fiscal.io Monitor é o Emitidos por terceiros o qual lista todos os documentos que o sistema baixou do Ambiente Nacional e que foram emitidos por outros CNPJ.
Ele é identificado pela aba apresentada na parte superior da lista.

Para cada relatório aberto haverá uma aba correspondente.
O relatório pode ser fechado clicando no "x" da aba.
Pode ser reaberto novamente clicando sobre o relatório escolhido no menu de [Relatórios].
O menu de relatórios fica no menu do lado direito da tela.

No plano gratuito é possível visualizar apenas os relatórios Emitidos por terceiros e Emitidos pelas empresa de forma total. Os demais relatórios é apresentando apenas de forma parcial, exibindo apenas 4 resultados.

Para ver a lista de relatórios e suas descrições clique aqui.
Os resultados que cada relatório apresenta depende do período de data inserido no campo [Período] e dos filtros que eventualmente estiverem selecionados.
Sempre confira como está este campo [Período] e quais são os filtros selecionados para não haver equívocos.

Os relatórios mais avançados estão disponíveis somente nos planos de assinatura.
Todas as listas apresentadas em cada relatório são exportáveis para planilhas em Excel:

Agrupamentos

Você pode modificar a visualização dos seus relatórios agrupando as informações de acordo com diferentes critérios.
Por exemplo: por data, por UF, por IE do tomador, CFOP e muito mais.
Experimente agrupar de formas diferentes usando os agrupamentos que ficam acima da lista de relatórios:



Você pode deixar visível apenas os itens de agrupamento ocultando a lista de documentos.
Isso é possível marcando e desmarcando no botão [Compactar/Expandir agrupamentos]:

Filtros

O sistema permite o usuário filtrar as informações listadas pelos relatórios utilizando diferentes critérios.
Isso facilita muito o gerenciamento das informações e a agilidade no trabalho.  😉
A relação de filtros ficam também no menu do lado direito da tela, acimo dos agrupamentos e relatórios.
Basta expandir o filtro (no botão de +), analisar suas opções e selecionar a desejada.
Você pode combinar vários filtros ao mesmo tempo.

Atente-se sempre sobre os filtros selecionados para que você não sinta falta de informações que você espera ver no relatório.
Procure deixar os todos os filtros desmarcados após a utilização para evitar equívocos.

A maior parte dos filtros estão disponíveis somente nos planos de assinatura.
Veja aqui a comparação das versões para saber em quais delas cada filtro pode ser utilizado.
Dica: use o filtro [Filtrar por status], selecione [Docs sem XMLs] para agrupar apenas as NFe que ainda não tiveram seus XMLs baixados. Analise, selecione todas e solicite o download de uma só vez.

Etiquetas

O trabalho no dia a dia fica mais fácil ao utilizar as etiquetas. 🥂

O usuário pode atribuir etiquetas a cada documento quando achar necessário.
Basta clicar sobre a linha do documento com o botão direito do mouse e escolher a etiqueta desejada.
As etiquetas são customizáveis!
Para deixá-las do seu jeito basta clicar no botão [Etiqueta] no menu superior e escolher [Gerenciar Etiquetas].
Veja que também é possível atribuir etiquetas a documentos por este caminho.

E para o usuário ter muita agilidade no trabalho poderá filtrar os documentos de acordo com as etiquetas atribuídas.
Basta utilizar o filtro [Filtrar por etiqueta].

Ao criar uma nova etiqueta ou excluir uma antiga o sistema atualiza automaticamente a relação de etiquetas do filtro [Filtrar por etiquetas] no menu. Esta funcionalidade está disponível apenas nos planos de assinatura. 

Registrando a manifestação do destinatário

O Fiscal.io Monitor permite o registro da manifestação do destinatário sobre as NFe emitidas contra a empresa.
É disponível o registro dos 4 eventos possíveis:
  1. Ciência da operação;
  2. Operação desconhecida;
  3. Operação realizada;
  4. Operação não realizada.
O Fiscal.io Monitor também permite o registro da manifestação do destinatário sobre as NFSe emitidas contra o CNPJ ou CPF.
É disponível o registro dos 2 eventos possíveis:
  1. Confirmação do tomador;
  2. Recusa do tomador.
Para realizar a Manifestação de NFSe é necessário contratar um plano e a funcionalidade de NFSe. Para contratar, entre em contato com nosso time Comercial clicando aqui.
Conheça mais sobre a manifestação do destinatário acessando este artigo do Blog da Fiscal.io.

Registro padrão

Basta selecionar a(s) NFe(s), clicar em [Manifestar] e escolher o evento desejado.

Manifestação do destinatário em massa

O usuário pode ter uma lista de chaves de acesso que necessitem ser manifestadas.
O Fiscal.io Monitor realiza estes registros a partir de uma lista de chaves de acesso de uma só vez, isto é, em massa.
É comum empresas utilizarem o Fiscal.io Monitor para registrar em massa o evento "Operação realizada" e para isso segue-se os seguintes passos:

1 - Clique em [Chave]
Clique no botão [Chave] localizado ao lado do campo de [Busca] no menu superior.
2 - Insira as chaves de acesso
Duas maneiras de inserir as chaves de acesso:
2a - Copie e cole a lista de chaves de acesso no campo em evidência e dê [Enter].
2b - Importe um arquivo texto com as chaves de acesso clicando no link [Importar lista de chaves (.txt)].

3 - Filtre por chaves
Clique em [Filtrar por chaves no monitor] para que todas as chaves de acesso inseridas nessa operação apareçam agrupadas na lista principal do sistema.

4 - Manifeste
Faça a manifestação normalmente clicando em [Manifestar] e na opção do evento desejado.
O sistema registrará o evento de manifestação escolhido para todas os documentos selecionados.
No caso dos eventos "Operação desconhecida" e "Operação não realizada" é necessário aplicar uma justificativa. Para o registro de documentos em massa é necessário fazer em grupos de documentos que demandem a mesma justificativa.

Navegue na Central de Ajuda Fiscal.io e aprofunde o seu conhecimento sobre o Fiscal.io Monitor.
Há inúmeras formas de melhorar a automação do seu trabalho de gerenciamento dos documentos fiscais através de detalhes e sacadas sensacionais que o Fiscal.io Monitor permite.
Consulte nossos atendentes no chat e solicite a análise de sua necessidade.



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