Download de XML via chaves de acesso
Perdeu os XMLs do passado, mas ainda possui as chaves de acesso? Calma, é possível recupera-los!
O Monitor de Documentos pode realizar o download de XMLs de NFe, CTe, MDFe, NFCe e CFe SAT em lote. Ele está preparado para baixar documentos dos últimos 12 anos, dependendo do caso.
Este recurso é utilizado para contornar diversos tipos de bloqueios e restrições que a SEFAZ coloca em relação à download de XMLs antigos.
Via de regra, para realizar esse download é necessário inserir na ferramenta as chaves de acesso desses documentos.
Caso você não possua as chaves de acesso, veja este artigo que contém dicas para recuperar essas chaves.
Em alguns casos (como CFe SAT, por exemplo) não é necessário alimentar a ferramenta com as chave de acesso retroativas.
Principais usos
Auditoria da Receita federal
Um dos principais desafios para empresas que passam por autuações da Receita é conseguir os XML de compra e/ou venda de mercadoria dos últimos 5 anos, para atender à legislação.
É comum que algumas empresas não possuam um banco de dados completo com todos os XML de NFe e CTe de entrada e saída desse período.
Em um cenário de recessão econômica, as autuações da RFB têm aumentado significativamente nos últimos anos, ao passo que o governo diminui a arrecadação. Ter uma base de dados completa com os XML dos últimos 5 anos ajuda a prevenir multas e autuações.
Recuperação de créditos tributários
Uma das formas de incrementar o fluxo de caixa das empresas é recuperar créditos tributários relacionados à documentação fiscal.
Conforme o Artigo 168 do Código Tributário Nacional, o contribuinte pode recuperar créditos tributários de até 5 anos atrás.
Para isso, as empresas especialistas em recuperação de créditos necessitam dos arquivos XML da documentação, pois nestes constam todas as informações oficiais (o que está no banco de dados da SEFAZ) em relação aos impostos.
Muitas empresas exportadoras utilizam essa solução para recuperar créditos de ICMS referentes às suas NFe de Exportação. Isso porque esse download de XML do passado também traz os eventos de Averbação de Exportação, que comprovam a venda da mercadoria ao exterior e garantem as isenções previstas na Lei Kandir.
Comprovação judicial
Para empresas que têm processos na justiça contra clientes ou fornecedores, a documentação fiscal pode ser utilizada para comprovar transações comerciais.
Exemplo: uma transportadora é processada por um cliente que alega que a mercadoria não foi entregue. Mesmo que não existam mais as DANFe com os canhotos assinados, a transportadora pode utilizar os arquivos XML dos CTe e/ou NFe e seus eventos para comprovar a movimentação e entrega de mercadoria.
Geração de indicadores importantes
Muitas empresas utilizam a documentação fiscal antiga para calcular a progressão de custos, receitas e impostos ao longo do tempo. Normalmente essas informações já estão gravadas em seus sistemas de gestão (ERP), mas em casos de migração de ERP ou perda de banco de dados, a melhor forma de recuperar esses dados é através dos arquivos XML.
A funcionalidade de Download Especial através do Fiscal.io Monitor atende à essas necessidades ao passo que elimina o trabalho manual de download de XML via chave de acesso no Portal NFe.Como utilizar essa funcionalidade no Fiscal.io Monitor
1 - Conseguir as chaves de acesso
Para conseguir baixar a relação de documentos antigos (NFe ou CTe) você precisa da relação das chaves de acesso deles.
O Fiscal.io Monitor consegue ler um arquivo de texto (.txt) com a relação de chaves de acesso e realizar o download em massa. Para saber como preparar este arquivo, acesse o artigo Prepadando um arquivo TXT.
E se eu não possuir as chaves de acesso?
Existem alternativas para encontrar essas chaves de acesso do passado. Veja o artigo Como conseguir as chaves de acesso de docs do passado.
2 - Importar o arquivo TXT
Selecione a empresa a qual pertencem os documentos e clique no botão Chaves". Neste momento será aberta uma janela para que você informe chaves de acesso a serem baixadas.
Você pode colar uma lista de chaves com o CTRL + V ou importar um arquivo .txt. O exemplo abaixo mostra como importar um arquivo .txt:
O Monitor também consegue ler as chaves que estão dentro do SPED Fiscal, disponível nos planos Avançado e Enterprise.
3 - Solicitar o download na SEFAZ
Depois de importar o arquivo .txt com o lote de chaves de acesso, clique em 
.
Uma tela com as opções de download irá surgir, basta selecionar então a opção de Download Especial.
Recomendamos colocar o sistema para executar o download em segundo plano, principalmente se o volume de chaves de acesso for alto, por dois motivos:
Demora no download: O sistema depende da performance da máquina e da conexão com a internet para o download dos XML. Essas variáveis podem influenciar na velocidade do download.
Variáveis da SEFAZ: Como o Download Especial é feito através dos portais online da SEFAZ, é requisito que estes estejam no ar no momento do download.
Não se preocupe! Mesmo que o Portal NFe (por exemplo) esteja fora do ar no momento do download, o Fiscal.io Monitor tem uma inteligência para "ficar cobrando" esse download até que a SEFAZ entregue os XML.
4 - Confirmar utilização de Créditos de Download
O Download Especial no Fiscal.io Monitor consome os créditos especiais. Ao solicitar o download dos XML, deve-se confirmar o seu saldo de créditos antes e depois da ação:
Caso você não possua a quantidade necessária, você pode recarregar os créditos de download.
Após baixar os XML os documentos do passado, eles participarão das regras de organização do sistema. Veja o exemplo abaixo:
1 - Se você baixou documentos de entrada, pode visualizar no relatório "Emitidos por terceiros". Há uma série de outros relatórios completos disponíveis para visualização específica;
2 - O período de Emissão ou Autorização te permite selecionar um espaço de tempo no banco de dados para visualização;
3 - Você pode utilizar os filtros e agrupamentos do sistema para refinar o relatório e selecionar somente os documentos com as características que você procura.
5 - Salvar o XML em seu computador
Após ter selecionado uma relação de documentos que você quer visualizar, você pode salvá-los como XML e/ou PDF em sua máquina.
5.1 - Selecione toda a lista de documentos com 1 clique;
5.2 - Clique para exportar;
5.3 - Selecione a pasta em que serão salvos os XML;
5.4 - Determine critérios para que o sistema crie subpastas automaticamente segundo as características escolhidas;
5.5 - Escolha uma regra para que os arquivos sejam renomeados automaticamente. O padrão é que eles sejam nomeados com o número da chave de acesso.
Resultado:
6 - Exportar relatórios em Excel
Além de salvar os XML dos documentos em seu computador, com o Fiscal.io Monitor você também pode facilmente exportar as informações dos relatórios em Excel:
O relatório em Excel será gerado com a mesma disposição de linhas e colunas da tabela dinâmica do sistema. Inclusive, se você aplicar etiquetas em suas notas, o relatório em Excel será gerado também com essas etiquetas.
Recomendações importantes
Por conta das inconsistências dos websites da SEFAZ, configurações da sua máquina, conexão com a internet e volume de documentos, recomendamos algumas precauções.
Caso o volume de documentos seja maior do que 10.000, recomendamos que o download seja feito em uma máquina exclusiva para ele. O download para esse volume costuma demorar cerca de alguns minutos.
Caso o volume de documentos seja maior do que 25.000, recomendamos que o download seja assistido por um de nossos especialistas. Downloads em grade volume, além de custar mais, demandam mais da máquina.
Caso tenha alguma dúvida ou precise de ajuda para realizar o download, fale com um de nossos especialistas no chat.
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