Como conseguir chaves de acesso de documentos fiscais do passado
Muitas empresas necessitam recuperar XML de documentos do passado, por diversos motivos. A Fiscal.io consegue ajudar a eliminar trabalho manual automatizando esse processo através dos Downloads Especiais.
Entretanto, para um correto funcionamento dessa automação, é necessário que sejam informadas as chaves de acesso dos documentos que precisam ser recuperados.
Muitas vezes as empresas não possuem as chaves de acesso. Neste artigo vamos dar dicas de possibilidades para conseguir recuperar essas chaves!
Depois de seguir estas dicas, veja neste artigo como realizar o download dos XML do passado através das chaves de acesso.
Dica 1 - Arquivos EFD
No arquivo EFD do SPED Fiscal, além das informações fiscais e tributárias, estão contidas também todas as chaves de acesso de todos os documentos fiscais transacionados pela empresa naquele período, ou seja, notas de entrada e saída.
O Fiscal.io Monitor tem uma funcionalidade onde você consegue importar diretamente o arquivo EFD do seu SPED e identificar todas as chaves de acesso nele contidas. Na mesma tela você pode solicitar o Download Especial desses documentos.
Dica 2 - Leitores de código de barras (para NFe de entrada)
Muitas empresas dão entrada de mercadoria através do leitor de código de barras das notas físicas que chegam na empresa.
O código de barras da nota é a representação visual dos 44 dígitos da chave de acesso. Quando o leitor é utilizado, o sistema de leitura transforma aquele código de barras em chave de acesso e o armazena em algum lugar em seu banco de dados.
Você pode consultar com o seu TI ou suporte de seu sistema de gestão para recuperar essas chaves de acesso do banco de dados.
Dica 3 - Através das notas físicas
Se a sua empresa guarda as DANFe das mercadorias compradas, você pode utilizar um leitor de código de barras para transcrever todas as chaves de acesso contidas nessas notas para um arquivo em Excel ou WORD.
Dica 4 - Busca de chaves de acesso através de XML de CTe
É possível conseguirmos as chaves de acesso de NFe a partir dos XML dos CTe que as carregaram.
Para isso temos como pré-requisitos:
- Importar todos os CTe no Fiscal.io Monitor;
- A empresa precisa estar cadastrada no Fiscal.io Monitor;
- A empresa deve ser emissora ou tomadora das NFe.
Uma vez que as condições acima estejam OK basta acessar o relatório CTe: Dados Analíticos, no sistema e exportar o relatório em Excel isolando as chaves de acesso de NFe.
Dica 5 - Com o governo Estadual
Alguns governos estaduais fornecem as chaves desses documentos. Nesses casos, deve-se acessar a página da SEFAZ de cada Estado para verificar essa possibilidade ou então ir até o posto fiscal mais próximo para preencher um requerimento.
Dica 6 - Caixas de e-mail
Esta dica não diz respeito à recuperação de chaves de acesso, mas aos arquivos XML em si.
Muitas empresas divulgam um ou mais e-mails para que seus fornecedores enviem os arquivos XML das NFe emitidas. É comum isso acontecer e, ao mesmo tempo, esse fato ser ignorado.
O Fiscal.io Monitor possui uma funcionalidade para extrair XMLs de caixas de e-mail. O sistema lê a caixa e extrai automaticamente todos os arquivos XML em anexo dos e-mails, inclusive se estiverem em arquivo .zip.
Conclusão
Não é possível fazer uma varredura no banco de dados da Receita Federal e buscar as chaves de acesso de 100% dos documentos antigos emitidos contra ou pela empresa facilmente.
O que podemos fazer nesse sentido é reunir o máximo de informações que a empresa pode ter e assim reduzir danos baixando os XML das chaves de acesso reunidas.
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