Extraindo documentos do e-mail automaticamente
O Fiscal.io Monitor é preparado para extrair documentos fiscais de e-mails recebidos em uma caixa de entrada e importar automaticamente para a base do sistema.
Esta é uma das 5 alternativas de automação para importar documentos de saída e complementar o relatório Emitidos pela Empresa.
Econômica, esta alternativa não implica em custos.
Principais usos
Escritórios de contabilidade recebendo documentos de saída
Um dos principais desafios de todo escritório de contabilidade é receber os documentos de saída de seus clientes mensalmente.
De um lado, muitos clientes tem dificuldade em enviar de forma completa, organizada e no prazo todas as notas emitidas.
De outro lado, o Governo não disponibiliza acesso aos XMLs emitidos pelos clientes de forma que seja possível consultar e baixar em massa.
Veja como baixar docs de saída de clientes diretamente da SEFAZ estadual com o Fiscal.io.
Por isso recomendamos aplicar a técnica mais adequada para buscar documentos de saída de acordo com cada cliente.
Esta é uma das 5 técnicas que recomendamos e, com certeza, é uma das mais eficientes e econômicas.
Esta técnica deve ser aplicada em clientes que utilizam programas emissores de NFe capazes de enviar automaticamente o XML por e-mail em cópia para um endereço do escritório de contabilidade.
Veja quais clientes podem configurar o seu sistema emissor para enviar automaticamente os XMLs emitidos para um e-mail padrão do seu escritório e peça para fazer essa configuração.
O endereço de e-mail do escritório pode ser único e divulgado para todos os clientes.
Exemplo: nfe@seuescritorio.com.br
Quando os XMLs chegam no Fiscal.io Monitor o sistema os classifica automaticamente por cliente.
Depois é só configurar o Fiscal.io Monitor para importar automaticamente os XMLs que chegam nas mensagens daquela caixa de e-mail.
É uma alternativa econômica, pois o Fiscal.io Monitor não cobra por estes documentos.
É estável, pois o envio automático de XMLs por e-mail nos programas emissores tende a não dar problemas.
Veja mais abaixo como fazer a configuração.
Indústrias que recebem a mercadoria antes do XML
Há casos em que uma indústria possui fornecedores localizados tão próximos ao local da entrega que a mercadoria chega antes do XML ficar disponível para o download automático.
Nestas situações recomendamos que o fornecedor envie automaticamente por e-mail o XML autorizado e a empresa configure a importação automática de XML da caixa de e-mail.
Desta forma, assim que a NFe emitida pelo fornecedor for autorizada pela SEFAZ seu sistema emissor a envia por e-mail e o Fiscal.io Monitor a extrai da caixa de entrada e importa para sua base de dados.
Recuperar XMLs antigos
Empresas que estão enfrentando o desafio de reunir o máximo de XMLs de NFe de entrada dos últimos 5 anos muitas vezes poderão se beneficiar desta funcionalidade.
Se ela divulgou endereços de e-mail para recebimento das NFe de fornecedores, o Fiscal.io Monitor pode fazer uma varredura e extração em massa dos XMLs das caixas de entrada.
Veja neste artigo as dicas sobre como recuperar XMLs antigos.
Empresas que querem integrar os docs de saída
Conforme explicamos em Como buscar os documentos de saída, o Fiscal.io Monitor apresenta no relatório Emitidos pela Empresa os resumos de NFe que a empresa emitiu e que tiveram eventos associados a elas.
Se a empresa quiser complementar com os XMLs emitidos, inclusive daquelas NFe que não tiveram eventos associados, podemos importar cada XML emitido pela empresa se eles forem enviados automaticamente para uma determinada caixa de e-mail.
Outra alternativa para obter 100% dos XMLs emitidos é Importando documentos de uma pasta de diretório automaticamente.
Importar NFe de entrada de séries 895 a 899 modelo 55
As NFe de série 890 a 899 são as chamadas notas avulsas e que não possuem caminho técnico para consultas automáticas na SEFAZ.
Portanto, para receber este tipo de documento de seus fornecedores de forma automática, podemos utilizar a extração de XML de caixa de e-mail.
Basta que fornecedor destes tipo de notas as envie para um endereço determinado pela sua empresa e configurar o Fiscal.io Monitor.
Configuração
Vamos tomar com o exemplo um escritório de contabilidade que quer receber as NFe de saída modelo 55 de seus clientes.
Para configurar a importação automática de XMLs recebidos em uma caixa de e-mail siga os passos abaixo:
Criar a automação
Clique em Integração: enviar e receber XML (1).
Depois em Adicionar (2) e, por fim, Configurar integração (3) da imagem abaixo:
Configurando
Para configurar a automação de extração de e-mails de uma caixa de entrada preencha a janela de configuração conforme a imagem abaixo.
A partir deste momento, todos os XMLs que chegarem naquele endereço de e-mail serão extraídos e importados para a base do sistema Fiscal.io, disponíveis para visualização e gerenciamento no relatório Emitidos pela Empresa, classificados automaticamente por empresa.
Condições de uso
Usuários premium podem criar quantas automações quiserem, sem nenhuma alteração de valor na mensalidade.
Caso necessário, chame um colega de trabalho da área de TI para lhe ajudar a preencher os dados da caixa de e-mail.
Se precisar de outras orientações, chame um especialista da Fiscal.io pelo chat.
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