Saiba quando um cliente recusa sua nota fiscal

Como saber quando um cliente RECUSA uma NFe emitida pela sua empresa





Se você ainda não baixou a versão gratuita do Fiscal.io Monitor faça o download aqui.
Se você já usa a versão gratuita veja como monitorar as recusas de seus clientes.
Se você é assinante do plano Avançado ou Enterprise poderá usar o alerta automático por e-mail. Veja abaixo como configurar.

O que é Recusa de NFe?

Consideramos recusa de NFe o fato de uma empresa destinatária da NFe registrar os seguintes eventos da manifestação do destinatário associados a esse documento:
  1. Operação desconhecida;
  2. Operação não realizada.
Isto é, quando a sua empresa emite uma NFe para um cliente e este se utiliza dos mecanismos da manifestação do destinatário dizendo que não reconhece aquele faturamento ou que a operação comercial não se concretizou por algum motivo.
Estes dois eventos são capturados pelo Fiscal.io Monitor nas buscas manuais ou automáticas que o sistema faz na SEFAZ Nacional.

Veja no artigo Eventos de documentos fiscais mais detalhes sobre como o Fiscal.io Monitor organiza estas informações.

Prazo para fazer uma recusa de NFe

O destinatário da NFe tem o prazo de até 180 dias para fazer a recusa da NFe a partir da data da ciência do documento.
Portanto é importante usar um software que faça esse monitoramento e o avise quando um cliente gerar um registro de recusa de NFe contra uma nota emitida pela sua empresa.
Se é você quem quer fazer uma recusa de nota fiscal veja como neste artigo: Como fazer a recusa de uma nota fiscal (NFe)?

Legislação

Ajuste SINIEF 05/07, de 30 de setembro de 2005,  regulamenta as questões fundamentais da NFe, incluindo os eventos;
Ajuste SINIEF 5, de 30 de março de 2012, faz ajustes relativos aos eventos de NFe com foco nos relacionados à manifestação do destinatário.

Como achar uma recusa de NFe no Fiscal.io Monitor?

Se você ainda não tem instalado o Fiscal.io Monitor, faça o download da versão gratuita.
As duas maneiras de se localizar os XMLs dos eventos de recusa de NFe descritas abaixo se referem às NFe emitidas pela própria empresa cadastrada no sistema.
Se você procura uma maneira de encontrar notas fiscais (NFe) que sua empresa recusou acesse o artigo Como fazer a recusa de uma nota fiscal (NFe).

1. No relatório Emitidos pela empresa

Como estamos nos referindo a eventos registrados e associados a uma NFe emitida pela empresa devemos consultar essas informações no relatório [Emitidos pela empresa].
Se a aba desse relatório não estiver aberta no visualizador de documentos vá ao menu do lado direito da tela, procure a sessão Relatórios e clique sobre [Emitidos pela empresa].



Na figura acima, na coluna [Status] o usuário observa quais tipos de evento estão relacionados à NFe emitida através de ícones.
Passe o mouse sobre cada ícone e o sistema mostrará o nome do evento a que ele se refere.

A coluna [Manifestação] apresenta o último evento de manifestação do destinatário criado e associado àquela NFe emitida.
Você pode agrupar os documentos que estão neste relatório de acordo com a manifestação do destinatário que está associada à NFe.
Assim poderá achar facilmente todas as NFe com os eventos de recusa.
Basta clicar sobre o título da coluna [Manifestação] e o sistema organizará a coluna em ordem crescente.

Considerações sobre a figura acima:
  1. Geralmente a coluna Manifestação está em uma posição no relatório que é necessário rolar a tela para a direita para visualizá-la. Você pode clicar sobre o título da coluna (Manifestação) e arrastá-la reordenando a sequência das colunas para uma melhor visualização;
  2. Perceba que a coluna [XML] está vazia para todos os documentos. Isto significa que os XMLs das NFe emitidas não estão na base de dados do sistema, embora os XMLs de todos os eventos estejam;
  3. A coluna [Valor] está vazia nas NFe que não apresentam XML na base de dados, pois esta informação estará em seu XML.

2. No relatório Notas recusadas

O relatório [Notas recusadas] mostra de forma já agrupada todas as NFe com os eventos de recusa (operação desconhecida e operação não realizada) em uma determinada seleção de documentos.
Além de ver rapidamente a informação agrupada, uma vantagem importante deste relatório é que ele traz a visualização dos campos [Motivo da recusa] e [Data da recusa].

Configurando alertas por e-mail

O usuário pode receber alertas por e-mail para cada XML de evento de recusa capturado pelo Fiscal.io Monitor.
Desta forma o usuário pode agir rapidamente no caso tomando conhecimento da recusa em até 1 hora após o registro feito pelo destinatário da NFe.

A rapidez com que o sistema detecta e traz a informação depende da configuração escolhida para a busca automática na SEFAZ:


Talvez você precise da ajuda de um profissional de TI da sua empresa para lhe passar informações técnicas de acesso ao e-mail do usuário.

Passo 1 - Criar exportação automática

Clique em [Integração: enviar e receber XML] (1), em seguida clique em [Adicionar] (2) na janela que se abriu e finalmente em [Configurar integração] (3) de acordo com a figura abaixo.

Passo 2 - Configurar exportação automática

Na janela que se abriu você irá configurar uma exportação automática de XMLs de eventos de recusa de NFe por e-mail.
Como resultado você receberá um e-mail com o XML de eventos de recusa de forma automática quando estes forem capturados pelo Fiscal.io Monitor.

1. Insira os dados de acesso à caixa de e-mail do usuário;
2. Deixe selecionado apenas a opção [Eventos] no bloco de NFe;
3. Selecione apenas [Documentos emitidos pela empresa];
4. Insira os códigos dos eventos de recusa separados com ponto e vírgula ( 210240; 210220);
5. Escolha que tipo de anexo quer receber por e-mail: XML e/ou PDF;
6. Defina as empresas cadastradas no sistema as quais terão suas recusas de NFe monitoradas por esta configuração;
7. Salve a configuração.
Após esta configuração o usuário receberá automaticamente por e-mail os documentos de recusa selecionados sempre que o Fiscal.io Monitor capturá-los da SEFAZ Nacional.
Para que mais usuários possam receber este alerta é necessário criar uma configuração para cada um.
Esta configuração é possível ser feita apenas nas versões Avançado e Enterprise.

Em caso de dúvidas acesse o chat no canto inferior direito desta página e esclareça com um atendente.



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