Como monitorar os cancelamentos sobre documentos de entrada
O Fiscal.io Monitor está preparado para ajudar o setor logístico, fiscal e contábil reduzir o risco de contabilização de documentos cancelados através de uma automação simples.
Como você fica sabendo quando um fornecedor cancela uma nota emitida contra a sua empresa? Você tem a certeza de que todas as notas que você escritura no livro fiscal estão devidamente aprovadas na SEFAZ?
Essas são dúvidas comuns entre os analistas fiscais. Para transportadoras, há ainda mais incertezas quando acrescentamos os cancelamentos das notas que clientes emitem citando a transportadora como prestadora do serviço de frete.
Se você também possui essas dúvidas, veja ainda neste artigo como resolver esses e outros problemas para reduzir custos e desperdício logístico.
Como o Fiscal.io Monitor faz isso?
O sistema consulta de hora em hora no Webservice da SEFAZ para trazer 100% de NFe, CTe e MDFe emitidos contra os CNPJs das empresas nele cadastradas. Como bônus, ele também captura todos os eventos associados à esses documentos. O cancelamento é o evento de código 110111.
O resultado disso é o cruzamento dessas informações no banco de dados do sistema para fornecer relatórios específicos e alertas para os analistas, o que faz toda a diferença no dia a dia da operação.
Principais vantagens
A medida que o Fiscal.io Monitor consulta de hora em hora e associa os eventos de cancelamento nas notas de entrada, o usuário fiscal e contábil fica sabendo quando um de seus fornecedores cancela um pedido em pouquíssimas horas, sem necessitar ser avisado por e-mail ou telefone.
Isso impede que sejam contabilizadas e escrituradas notas canceladas no livro fiscal. Como consequência, a empresa não mais pagará tributos sobre documentos cancelados e escriturados por engano.
Isso também é muito relevante para transportadoras que necessitam monitorar mais de perto as notas fiscais emitidas pelos seus clientes citando o CNPJ da transportadora como prestadora de serviço de frete.
Dessa forma a transportadora elimina a chance de movimentar pessoal e equipamento para atender um pedido cancelado que não foi avisado, por exemplo. Isso salva tempo e esforço logístico, o que são pontos chave para o custo geral da operação de uma transportadora.
Monitorando documentos cancelados no Fiscal.io Monitor
O sistema organiza os documentos e eventos capturados na forma de linhas e colunas em seus relatórios. Podemos dizer que a sua visualização é de uma tabela dinâmica, constante e automaticamente atualizada com os dados oficiais da SEFAZ. Você pode visualizar facilmente os status de cada documento.
No exemplo abaixo mostramos o relatório "Emitidos por terceiros", que nos mostra toda a lista de documentos de entrada.
Perceba que as notas fiscais canceladas aparecem com cor e status diferente. É possível utilizar o filtro por status ou clicar no relatório "docs cancelados" para mostrar um relatório mais detalhado somente dos documentos cancelados.
Se você for uma transportadora procurando visualizar os cancelamentos sobre notas fiscais que irá carregar, você pode combinar esse relatório com o primeiro filtro do sistema: Filtrar por Tomador e escolher a opção "terceiros", ou seja, notas fiscais emitidas citando a transportadora onde ela não é tomadora. Em outras palavras, com esse filtro você enxerga as NFe que a transportadora tem para carregar.
Criando relatório em Excel de documentos cancelados
A qualquer momento você pode selecionar os documentos presentes no relatório já filtrado corretamente e salvar essa relação em Excel:
O arquivo Excel será gerado com a mesma disposição de linhas e colunas presentes no sistema, inclusive com as etiquetas que você colocou neles.
Da mesma forma que você exporta um relatório em Excel, você também pode salvar os XML e/ou PDF desses documentos em uma pasta em seu computador.
Basta selecionar os documentos da mesma forma e então clicar em "Exportar". Selecione o diretório que deseja salvar e confirme.
A configuração opcional de organização em subpastas com campos dos documentos permite que você crie uma regra para que o próprio sistema crie subpastas automaticamente segundo os critérios que você escolher, facilitando a organização dos documentos em seu computador. Para saber mais como funciona essa automação e seus benefícios, fale com um especialista no chat. Essa 4° opção está disponível a partir do plano Básico.
Criando alertas de cancelamento por e-mail
É possível ser alertado pelo Fiscal.io Monitor quando há um cancelamento sobre seus pedidos. Dentro de poucas horas da emissão da NFe ou CTe, você pode ficar sabendo. Fazemos isso criando uma Integração para automatizar o envio dos eventos de cancelamento para um e-mail escolhido.
No menu de canais de comunicação, escolheremos então a integração de envio de XMLs por e-mail.
Após selecionar a configuração, basta seguir o passo a passo abaixo para configurar.
1. Defina o nome do canal de integração. Veja que o objetivo do canal e o meio de integração já são escolhidos automaticamente;
2. Configure o servidor do e-mail. Aqui, você pode pedir ajudar para o seu TI, dado que essas informações são exclusivas de cada caixa de e-mails;
3. Selecione o que será enviado para o e-mail. Como nós queremos que sejam enviados somente os cancelamentos, selecionamos somente os eventos de NFe emitidos por terceiros
4. Esta é a parte mais importante. Aqui colocamos o filtro de quais eventos serão exportados. Como o cancelamento tem o código de evento 110111, colocamos este número neste campo. Ao fazer isso, apenas eventos de cancelamento serão enviados ao e-mail configurado;
5. Selecione então quais formatos de documento deseja exportar, seja XML, PDF ou os dois;
6. Selecione quais empresas cadastradas no Fiscal.io Monitor irão participar da automação e clique em Salvar.
A partir desse momento, a pessoa responsável será alertada por e-mail para todos os próximos cancelamentos sobre as NFe de entrada das empresas selecionadas.
Você pode cadastrar quantas integrações desse tipo você quiser, basta trocar os códigos de evento no passo 4. Se quiser criar um alerta sobre as cartas de correção, por exemplo, basta trocar o código de evento para 110110.
Esse tipo de integração também pode ser utilizada para alertar o usuário toda vez que existir uma recusa de clientes sobre suas notas fiscais de venda. Basta ajustar a configuração adequadamente.
Essa configuração está disponível a partir do Plano Básico do Fiscal.io Monitor.
Caso precise de ajuda para configurar essa função, fale com um especialista no chat.
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